La digitalización empresarial puede sonar como un lujo reservado para las grandes compañías con grandes presupuestos, pero la realidad es que incluso empresas pequeñas o medianas de cualquier sector pueden beneficiarse de digitalizar al menos parte de su flujo de trabajo.
¿Qué significa digitalizar en el contexto corporativo? La digitalización es la utilización e implementación de herramientas y procesos tecnológicos que conlleven a la optimización y automatización de procesos.
En otras palabras, se trata de un concepto amplio, que va desde la adopción de una plataforma de gestión contable hasta el desarrollo de aplicaciones móviles o de chatbots de GB WhatsApp o la automatización de respaldos de documentación valiosa. Las posibilidades son infinitas.
Las ventajas de digitalizar una pequeña empresa se resumen en procesos y flujos de trabajo más eficientes y automatizados, en una reducción de la carga laboral de los empleados, en la reducción de errores y hasta en la posibilidad de ofrecer una imagen de marca a la altura de la época en la que vivimos.
Pero, ¿cómo puede una pequeña empresa, con un presupuesto ajustado, emprender su camino a la digitalización?
Como ya hemos mencionado, la digitalización es un concepto amplio. El primer paso, entonces, es acotarlo, y para eso se deben determinar cuáles son los procesos cotidianos dentro de la empresa, cómo es el flujo de trabajo.
En otras palabras, cuáles son las tareas específicas que se realizan en el día a día en la empresa y, entre estas, cuáles son las que mayor beneficio aportarían a la empresa de ser automatizadas o digitalizadas.
Otra posibilidad en esta instancia inicial es definir los puntos externos que son susceptibles de ser mejorados.
Por ejemplo, una empresa de servicios de jardinería puede invertir en desarrollar una aplicación móvil que sus clientes puedan descargar directamente desde Google Play Store o Apple App Store en sus dispositivos, para programar trabajos de jardinería que necesiten, sin necesidad de llamar a la empresa.
Lo que hacemos en este punto es, así, definir cuáles son los procesos específicos que el esfuerzo de digitalización solventará.
El siguiente paso sería simplemente investigar: indagar, identificar y comparar las soluciones de digitalización que mejor se adapten a la empresa, ya sea por las funcionalidades ofrecidas, por los costos de implementación y mantenimiento, por la calidad del servicio, etc.
Sin embargo, al tratarse de una empresa pequeña, es probable que el presupuesto, en particular, sea un factor altamente determinante. Por esta razón, un paso previo a la investigación de soluciones de digitalización es la priorización, es decir, ordenar todos los aspectos del flujo de trabajo de la empresa que se ha decidido digitalizar según su importancia e impacto potencial para la empresa. Para ahorrar en el presupuesto de comunicación, muchas pequeñas empresas prefieren usar WhatsApp Plus para comunicarse con sus clientes.
Una vez seleccionadas las soluciones de digitalización a implementar, lo que sigue es, simplemente, implementarlas. Antes, en todo caso, es importante asegurarte de que todo el personal esté debidamente capacitado para interactuar con esta nueva dinámica laboral.
De nada serviría, por ejemplo, adoptar una plataforma de gestión de documentos en la nube, si los empleados del área contable o administrativa no saben cómo utilizarla. Así, el último paso consiste en capacitar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y luego, ahora sí, integrarlas en el renovado flujo de trabajo de la empresa.
El mayor error que una empresa puede cometer respecto a la digitalización es ignorarla. Se trata de una práctica ampliamente generalizada que aporta eficiencia a los procesos internos y externos, a la vez que reduce los costos a mediano y largo plazo, así como los errores humanos.
La digitalización de una empresa no es obligatoriamente una barrera de acceso a una industria, no conlleva grandes volúmenes de inversión de capital. Únicamente hace falta dedicarle el tiempo necesario para definir, seleccionar y llevar a la acción una estrategia ordenada y efectiva de digitalización.
